SharePointi arutelufoorumi loomine modernses keskkonnas Viva Engage'iga (Yammer)

Kui oled SharePointi kasutanud alates 2010. aastast, mäletad ilmselt Discussion Boardi loendit, kus said kiiresti luua teemasid, küsida küsimusi ja vastata teistele. See oli lihtne, kuid Microsoft on selle ammendanud – modernses SharePoint Online'is Discussion Boardi rakendust enam vaikimisi ei pakuta. Selle asemel suunab Microsoft organisatsioone kasutama Viva Engage'i (endise nimega Yammer), mis pakub palju rikkalikumat ja sotsiaalsemat vestluskeskkonda. Selles artiklis vaatame, miks see muutus toimus, kuidas Yammeri vestlusvoog SharePointi lehele manustada ning millised on parimad tavad, et foorum ei jääks tühjaks.

Miks klassikaline Discussion Board kaotas oma koha?

Microsofti strateegia on aastaid olnud ühtne: kõik suhtluse vormid (dokumendikoostöö, vestlus, koosolekud, meilid) integreerida ühtseks Microsoft 365 koostööplatvormiks. Klassikaline Discussion Board jäi sellest visioonist kõrvale – selle kasutajaliides oli vananenud, teemad olid puhttekstilised ja teavitussüsteem peaaegu olematu.

Viva Engage (Yammer) pakub selle vastu:

• Sotsiaalmeediapõhist vestlusvoogu, kus kasutajad saavad meeldida, jagada ja jälgida teemasid.
• Kaasahaaravat kasutajaliidest, mis sarnaneb populaarsete sotsiaalsete platvormidega.
• Sügavat integratsiooni Microsoft Teamsi, Outlooki ja SharePointiga – üks sisselogimine, ühtne identiteet.
• Reaalajas teavitusi ja märguandeid, mis tõmbavad kasutajad tagasi vestlusesse.
• Avalikke ja privaatseid kogukondi, mida saab luua osakondade, projektide või huvigruppide kaupa.

Viva Engage vs klassikaline Discussion Board – võrdlus

Kui kaalud, kas tasub ikka veel vanadele Discussion Boardidele toetuda, aitab otsustada otsevõrdlus:

• Kasutajaliides – Discussion Board: vananenud, loendipõhine; Viva Engage: modernne, voogpõhine nagu sotsiaalmeedias.
• Vastustest teemad – Discussion Board: lihtne nested threading, ilma meeldimis- ja mainimisvõimaluseta; Viva Engage: rikkalikud vastused, @mention'id, meedia ja reaktsioonid.
• Integratsioon – Discussion Board: ainult SharePoint; Viva Engage: Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive, Stream.
• Sotsiaalsed funktsioonid – Discussion Board: peaaegu olematud; Viva Engage: meeldimised, küsitlused, sündmused, märgendid, kiitused.
• Reaalajas uuendused – Discussion Board: vajab käsitsi värskendamist; Viva Engage: automaatsed push-teavitused.

"Organisatsioonid, mis asendasid SharePointi Discussion Boardi Yammeri kogukondadega, teatasid keskmiselt 40% suuremast aktiivsusest ja 30% kiiremast vastusest küsimustele."

Eeldused enne seadistamist

Enne kui asud Yammeri voogu SharePointi lehele lisama, veendu, et need tingimused on täidetud:

• Sul on SharePoint Online'i saidi omaniku või redigeerimisõigused.
• Microsoft 365 litsents sisaldab Viva Engage'i (Yammer) – enamik Business ja Enterprise plaane seda teevad.
• Oled loonud vähemalt ühe aktiivse Yammeri kogukonna või grupi.
• Kogukonnas on juba mõni postitus – tühi voog ei motiveeri kedagi alustama.

Samm-sammuline juhend: Yammeri manustamine SharePointi

Järgnevad sammud töötavad igas modernses SharePoint Online'i saidis. Kui sul on klassikaline saidi kollektsioon, loo esmalt uus modernne leht.

Samm 1. Mine lehe redigeerimisrežiimi

Navigeeri soovitud SharePointi lehele ja kliki üleval paremas nurgas nuppu „Muuda“ (Edit). Kui sul ei ole seda nuppu, kontrolli õigusi – vaid saidi omanikud ja saidikogumiku administraatorid saavad lehti muuta.

Samm 2. Lisa Yammer Conversations veebiosa

Liigu lehel selle sektsiooni juurde, kuhu soovid foorumi paigutada. Kliki + ikoonile (Lisa uus veebiosa) ja otsinguväljale kirjuta „Yammer“ või „Viva Engage“. Vali ilmuvatest valikutest „Yammer Conversations“.

Samm 3. Seadista vestlusallikas

Kliki veebiosa kohal või kõrval olevale redigeerimise ikoonile (tavaliselt pliiats). Avasuva paneeli alt „Select conversation source“ saad valida:

• Home Feed – kuvab kogu Yammeri võrgu põhivoogu. Sobib üldiseks infotahvliks, kuid võib olla liiga segane.
• Community – kuvab ühe konkreetse kogukonna postitused. Sobib kõige paremini, kui soovid näidata näiteks „IT Abi“ või „Töötajate uudised“ foorumit.
• User – kuvab ühe kasutaja postitused. Harvemini kasutatud, kuid võib olla kasulik juhtide blogi jaoks.
• Topic – kuvab kõik postitused, mis on märgistatud kindla teemamärgendiga (hashtagiga).

Samm 4. Laiendatud seaded ja paigutus

Iga allika juures saad täpsustada, kas kuvada „Ask a Question“ nuppu, kas võimalda manuseid ja kas näidata kasutajate profiilipilte. Samuti saad valida kahe paigutuse vahel: Feed (vertikaalne voog) või Highlights (rõhutatud postitused). Enamiku saidi puhul soovitame Feed vaadet, sest see näitab kõiki vestlusi kronoloogiliselt.

Samm 5. Avalda leht

Kui oled seadetega rahul, kliki üleval paremas nurgas „Avalda“ (Publish). Nüüd näevad kõik saidi külastajad manustatud Yammeri voogu ja saavad sellest otse vastata – ilma, et peaksid Yammeri eraldi avama.

Kuidas kasutajad selles osalevad?

SharePointi lehel manustatud Yammer on täisväärtuslik: kasutaja saab kirjutada uue postituse, lisada faili, teha küsitluse, vastata olemasolevale teemale ja panna meeldimise – kõik otse SharePointi lehel. Kui kasutajal puuduvad õigused, suunatakse ta Yammeri sisselogimisvaatesse automaatselt.

"The best community managers don't just moderate – they model the behavior they want to see. Post regularly, ask thoughtful questions, and recognize contributors publicly."

Parimad tavad aktiivse foorumi hoidmiseks

Tehniline seadistus on ainult pool võidust – teine pool on kultuur. Siin on viis parimat tava, mida kasutada kohe pärast foorumi avamist:

1. Seadista selged kogukonnareeglid

Iga kogukonna kirjelduses või tihvtitud postituses peaksid olema lihtsad reeglid: millised teemad on teretulnud, mis on off-topic, kuidas teistele viisakalt vastata. Need reeglid aitavad hoida vestluse konstruktiivsena ja vähendavad modereerimiskoormust.

2. Kasuta teemamärgendeid ja hashtage

Yammer toetab nii Yammer-native topics kui ka vabatekstilisi hashtage. Kui su ettevõttes on näiteks #ITAbi, #TervisePäev või #ProjektNordic, saavad kasutajad nende järgi kõiki seotud postitusi ühest kohast otsida. Märgendite järjekindla kasutamine on sageli see, mis eristab edukat kogukonda unustatud foorumist.

3. Tihvti olulised teated

Kui on oluline teadaanne – näiteks uuendatud paroolipoliitika, suur projekti verstapost või uue töötaja tervitus – tihvti see kogukonna voos. Tihvtitud postitused püsivad voogu tipus ja näevad iga uus liige esimese asjana. See on Yammeri funktsionaalsus, mida klassikaline Discussion Board kunagi pakkuda ei suutnud.

4. Luba ja julgusta teavitusi

Paljud kasutajad keelavad meiliteavitused esimesel nädalal ära, sest arvavad, et neid ujutatakse üle. Seleta neile, et Yammeri teavitusi saab häälestada: ainult olulised vastused, päevane kokkuvõte või täielik vaikus. Kui inimesed saavad valida oma tempo, on nad nõusamad osalema.

5. Juhi eeskujuga ja tunnusta panustajaid

Kui juhtkond ei postita, ei tee seda ka töötajad. Julgusta juhte jagama mõtetest, küsima tagasisidet ja vastama otse kogukonnas – mitte saatma meilitsi. Yammeris on sisseehitatud „Praise“ funktsioon, millega saab avalikult tunnustada panustajaid. See loob positiivse tagasiside tsükli.

Levinud probleemid ja lahendused

Isegi lihtsa seadistuse juures võib tekkida ootamatuid tõrkeid. Siin on kolm kõige sagedasemat:

„Kasutajad ei saa postitada ega vastata“

• Kontrolli, kas kasutaja on Yammeri kogukonna liige – privaatsetes kogukondades osalemiseks on vaja kutset või liitumisnõuet.
• Veendu, et SharePointi leht on kasutajale vähemalt loetav (read access).
• Mõned ettevõtte tulemüürid blokeerivad Yammeri domeene. Kontrolli, kas *.yammer.com ja *.engagement.microsoft.com on lubatud.

„Yammeri veebiosa ei ilmu nimekirja“

• Kontrolli Microsoft 365 litsentsi – Yammer (Viva Engage) peab olema aktiveeritud tenant'is.
• Mõnikord keelab admin veebiosade galeriis teatud rakendused. Küsi globaalselt administraatorilt, kas Yammeri veebiosa on lubatud.
• Klassikalistes saidikogumikes (classic site collections) ei pruugi Yammeri veebiosa olla saadaval.

„Leht laeb aeglaselt või veebiosa on katki“

• Liiga palju aktiivseid veebiosasid ühel lehel võib brauseri üle koormata. Proovi leht jagada mitmeks alamleheks.
• Tühjenda brauseri vahemälu või proovi inkognito režiimis – vananenud skriptid võivad põhjustada konflikte.
• Kui kasutad OneDrive'i või Lists veebiosasid samal lehel, kontrolli, kas nende kombinatsioon Yammeriga toimib – mõnikord esineb laadimisjärjekorra konflikte.

Klassikalise Discussion Boardi taastamine – kas seda tasub teha?

Kui mõni kasutaja või osakond nõuab kindlalt vana Discussion Boardi, on tehniliselt võimalik luua klassikaline leht (classic page) modernses saidikogumikus ja lisada sinna Discussion Boardi loend. Kuid see lähenemine on täis probleeme:

• Klassikaline leht näeb välja teistsugune ja lõhub modernse saidi visuaalse ühtsuse.
• Discussion Board ei integreeru Teamsi, Copiloti ega muude modernsete tööriistadega.
• Microsoft ei too Discussion Boardile enam uusi funktsioone ega parandusi.
• Tulevikus võib Microsoft klassiliste funktsioonide toe lõpetada ilma pikema etteteatamiseta.

"Microsoft's roadmap for SharePoint clearly positions Viva Engage as the primary social and discussion layer across Microsoft 365, with no new investments planned for classic discussion boards."

Koostöökultuuri loomine mitme kanali kaudu

Yammer pole ainus õige tööriist – see on üks kanalitest. Parima tulemuse saad, kui kombineerid kanaleid: Yammer avatud arutelude ja ettevõtteüleste teemade jaoks, Teams tiimi igapäevaseks kiirsuhtluseks, SharePoint dokumentide haldamiseks ja Outlook ametlikuks välissuhtluseks.

Jaga Yammeri kogukonna linke Teamsi kanalites, et suunata rohkem inimesi kaasa rääkima. Korralda kord kuus virtuaalne „Ask Me Anything“ sessioon, kus juht või ekspert vastab otse Yammeris küsimustele, ja jätka vestlust pärast sündmuse lõppu. Kasuta Yammeri sündmuste (events) funktsiooni, et inimesed saaksid huvi korral lisada sündmuse oma kalendrisse otse foorumist.

Korduma kippuvad küsimused

Siin on vastused küsimustele, mis tekkivad enamikel administraatoritel esimest korda Viva Engage'i SharePointisse manustades.

Kas ühele lehele saab panna mitu Yammeri veebiosa?

Jah. Saad lisada mitu „Yammer Conversations“ veebiosa ja määrata igale erineva kogukonna või teemamärgendi. See sobib hästi näiteks siis, kui soovid lehel näha üheaegselt „Abi ja tugi“, „Töötajate uudised“ ja „Projektid“ vooge. Arvesta, et iga lisatud veebiosa suurendab lehe laadimisaega.

Kas Yammeris on võimalik postitusi enne avaldamist modereerida?

Vaikimisi Yammer ei toeta eelmodereerimist (pre-post moderation). Kogukonna haldajad saavad ebasobiva sisu pärast avaldamist eemaldada ja kasutajaid blokeerida. Kui sinu ettevõttes on ranged nõuded (näiteks finantssektor või tervishoid), tasub enne laialdast juurutamist konsulteerida Microsofti partneriga, et seadistada lisakihte.

Kas Yammeri veebiosa välimust saab muuta?

Veebiosa enda seadetes on võimalik valida paigutust ja mõningaid kuvamisvalikuid, kuid sügavam stilistiline kohandamine nõuab kohandatud SPFx (SharePoint Framework) lahendust. See on juba arendustöö ja tasub tellida siis, kui ettevõtte bränding nõuab täpset visuaalset vastavust. Enamiku juhtudel piisab standardsest veebiosast.

Kas Yammeris on võimalik privaatsõnumeid saata?

Jah, lisaks kogukonnapostitustele saavad kasutajad otse üksteisele sõnumeid saata. Kui aga vajad püsivat ühe-ühe suhtlust ja failide jagamist, on Microsoft Teams selleks parem valik. Yammeri tugevus on avatud ja poolavatud kogukondades, mitte privaatses chatiis.

Kokkuvõte

SharePointi modernses keskkonnas arutelufoorumi loomine tähendab täna Viva Engage'i (Yammer) kasutamist. See pole ainult tehniline vahetus – see on võimalus muuta organisatsiooni suhtlust avatumaks, kaasavamaks ja kaasaegsemaks. Kui oled juba loonud SharePointi saidi, võtab Yammeri manustamine alla kümne minuti. Kuid tõeline väärtus tuleb sellest, kui hakkad aktiivselt kogukonda juhtima, teemasid tunnustama ja eeskuju näitama.

Kui vajad abi Viva Engage'i kogukondade loomisel, SharePointi lehtedele manustamisel või kasutajate koolitamisel, võta meiega ühendust – aitame paika panna nii tehnilise seadistuse kui ka sisu- ja osalusstrateegia, et sinu foorum tõeliselt elama hakkaks.