SharePoint ja Microsoft Copilot – kuidas alustada?

Microsoft 365 Copilot on viimase paari aasta üks olulisemaid muutusi ettevõtte digitaalses töökeskkonnas. See ei ole eraldi rakendus, mille kasutajad peavad õppima, vaid AI-kiht, mis töötab juba olemasolevate Microsoft 365 tööriistade – Wordi, Outlooki, Teamsi ja SharePointi – sees.

SharePointi vaates tähendab see seda, et töötajad saavad esitada küsimusi loomulikus keeles ja Copilot leiab vastused otse ettevõtte enda dokumentidest, lehtedelt ja loenditest. Käsitsi otsimise asemel sünnib vestlus, mis põhineb teie organisatsiooni reaalsel sisul.

Mis on Copilot SharePointi kontekstis?

Copilot kasutab ettevõtte SharePointi ja OneDrive’i sisu Microsoft Graphi kaudu. See tähendab, et kõik õigused, mis on määratud SharePointi tasemel, kehtivad ka Copiloti vastustes. Kui kasutajal ei ole õigust dokumenti näha, ei kasuta Copilot seda ka vastuse koostamisel. See on oluline põhimõte, mida iga juht peaks mõistma enne juurutust.

Praktilises mõttes saab Copilot SharePointis teha kolme tüüpi tööd: koostada kokkuvõtteid pikkadest dokumentidest või lehtedest, vastata küsimustele ettevõtte sisu põhjal ning luua mustandeid uutele dokumentidele olemasoleva materjali baasil.

"Copilot on sama hea, kui hea on andmehügieen. Kui SharePointis on dubleerivad, vananenud või valede õigustega dokumendid, peegeldab Copilot seda kaost."

Mida tasub enne kasutuselevõttu teha?

Enne kui ostate Copiloti litsentsid, on mõistlik teha väike audit oma SharePointi keskkonnast. Microsoft soovitab eelkõige kontrollida nelja asja.

• Korrasta õigused – kasuta SharePointi sisseehitatud Access Reviews ja sea kasutajagrupid loogiliselt üles. Copilot näeb täpselt seda, mida kasutaja näeb.
• Märgi tundlik sisu Microsoft Purview Sensitivity Labels’iga. Märgistatud sisu Copilot ei kasuta vastustes, kui poliitika seda keelab.
• Puhasta vananenud dokumendid – kustuta või arhiveeri see, mida pole 2+ aastat avatud. See parandab nii vastuste kvaliteeti kui ka otsingu kiirust.
• Koolita inimesi küsimusi õigesti sõnastama – konkreetne küsimus annab konkreetse vastuse.

Pilootprojektist täismahuni

Soovituslik tee on alustada 15–25 inimesega koosnevast pilootgrupist, kes hõlmab erinevaid osakondi – müük, personal, juhtkond, tugiteenused. Kolme kuu jooksul kogutakse tagasisidet, mõõdetakse aja säästu ja koostatakse sisemine juhend. Alles seejärel laiendatakse Copiloti kasutust kogu organisatsioonile.

Meie kogemus näitab, et keskmiselt säästab Copilot teadmustöötajalt 30–60 minutit päevas, kuid ainult siis, kui SharePointi sisu on korras ja kasutajad on saanud lühikese koolituse. Ilma nende kahe komponendita jääb investeering kasutamata.

Kokkuvõte

Copilot ei ole lihtsalt uus tööriist – see on uus viis, kuidas töötajad ettevõtte teadmistega suhtlevad. Edu sõltub vähem litsentsidest ja rohkem ettevalmistustööst SharePointi keskkonnas. Mida puhtam ja paremini struktureeritud on teie sisu täna, seda väärtuslikum on Copilot homme.