Microsoft Teams ja Copilot koosolekutel

Koosolekud on iga teadmustöötaja päeva üks suurimaid ajakulutajaid. Microsofti enda uuringu järgi (Work Trend Index 2024) kulutab keskmine kontoritöötaja koosolekutele 8 tundi nädalas ja veel 2 tundi nendega seotud järeltööle – märkmete kirjutamisele, ülesannete jagamisele, kokkuvõtete saatmisele.

Copilot Teamsis võtab just selle järeltöö enda peale. Tulemus on kvaliteetsemad märkmed, vähem ununenud ülesandeid ja inimesed, kes saavad koosolekul keskenduda vestlusele, mitte tippimisele.

Mida Copilot Teamsi koosolekutel teeb?

• Koostab automaatse kokkuvõtte – peamised teemad, otsused, järgmised sammud.
• Eraldab konkreetsed ülesanded koos omanikega ja tähtaegadega.
• Vastab küsimustele „Mida X sellel teemal ütles?“ või „Mida me eelmisel koosolekul otsustasime?“.
• Genereerib koosoleku järgse e-kirja mustandi osalejatele.
• Aitab hilinejal kiirelt järele jõuda – „Mis on toimunud viimase 10 minuti jooksul?“.

Et see töötaks hästi

Copilot vajab toiteks transkriptsiooni. See tähendab, et koosoleku alguses peab korraldaja sisse lülitama nii salvestuse kui ka transkriptsiooni. Eesti keel on Teamsi transkriptsiooni poolt täielikult toetatud alates 2023. aasta lõpust.

• Räägi selgelt, ära katku üksteise jutule – kaks samaaegset kõnet rikuvad transkriptsiooni.
• Kasuta päevakorda – Copilot jälgib seda ja struktureerib kokkuvõtte selle järgi.
• Lõpus küsi: „List action items with owners and deadlines.“
• Salvesta ka väikesed otsused: „Otsustasime, et…“ – Copilot leiab need üles.

Reaalne mõju

Ühe meie kliendi (60 töötajaga konsultatsioonifirma) sisemine mõõtmine näitas, et pärast Copiloti juurutust kahanes koosolekutele kuluv järeltöö 35%. Eraldi väärtus tuli sellest, et hilinejad ja koosolekult puudunud said täisväärtusliku kokkuvõtte ühe kliki kaugusel – ja seda hakati ka päriselt kasutama.

Mis Copilot ei tee

Copilot ei asenda hea koosoleku juhtimist. Kui koosolek on segane, päevakorrata ja inimesed räägivad teemast mööda, on ka kokkuvõte segane. Tehisintellekt võimendab nii head kui ka halba koosolekukultuuri.